施工管理の事務作業を紹介！業務のタイミングや求められるスキルを解説

施工管理は、工事現場での指揮・監督や四大管理と呼ばれる管理業務を行うのが主な仕事ですが、書類作成や資材発注などの事務作業も行います。施工管理が行う事務作業は多岐にわたり、管理項目にも関連しているため欠かせない業務です。

この記事では、施工管理の事務作業を紹介します。事務作業を行うタイミングや求められるスキルについてわかる内容になっているため、施工管理の仕事を目指す人は参考にしてみてください。

施工管理の事務作業

施工管理は、四大管理や現場巡回の合間に多くの事務作業を行います。以下では、施工管理の主な事務作業を紹介します。

• 朝礼の準備
• 施工計画書の作成
• 原価計算
• 施工図の作成
• 工事写真の整理
• 打ち合わせ資料の作成
• 行政へ提出する書類の作成
• 発注書・請求書の作成および送付
• 取引業者・行政との打ち合わせ
• 報告書類の作成

①朝礼の準備

施工管理は翌日の朝礼の準備を行います。朝礼では、その日の作業内容の確認や連絡事項の周知をするため、工事で必要な資料や情報をまとめておくことが大切です。具体的には、「翌日の工事に関する資料」「連絡事項・危険箇所の共有資料」などを作成します。

当日の天気や周辺状況も把握しておき、工事に影響を与える可能性のある情報はすべて集約しておく必要があります。準備をしっかりしておくことで、現場全員で工事内容や安全面の理解を深め、スムーズに作業を開始できるでしょう。

②施工計画書の作成

工事全体における施工計画書の作成も事務作業の1つです。施工計画書とは、工事全体のスケジュールや日々の作業工程、使用資材、施工方法などを示した書類です。具体的には以下のような文書です。

• 工程表
  工事の各工程の期間と順序関係を示したもの。
• 施工要領書
  各工事の施工手順や使用機械・工法などを説明したもの。元請け・下請けなど、工事に関わる全業者で確認する書類で、品質と安全性を確保するために重要。
• 品質管理計画表
  コンクリートや鉄筋などの資材に関する品質管理基準と検査方法を示したもの。

特に、工程表は資材調達や天候などの影響を受けやすく、適宜見直しが必要です。安全性や品質の確保を優先しながら、工期内に竣工させることは施工管理の重要な役割といえるでしょう。

③原価計算

原価計算とは工事の施工に要した費用を正確に把握し、採算性を判断して会社に利益が残るかチェックするための事務作業のことです。工事原価には、材料費・労務費・経費などの「直接工事費」と、工事の施工に付随する経費である共通仮設費・現場管理費などの「間接工事費」が含まれます。工事にかかる費用を正しく計算したうえで、受注した工事の予算と照らし合わせることで、工事の損益を判断できます。

施工管理の立場からは、品質と工程を管理しつつコスト削減を図り、会社の利益最大化に貢献することが求められます。材料発注の適正化、施工方法の効率化、余剰人員の抑制など、コストに関わる項目を注視し、適切な管理が不可欠です。

④施工図の作成

施工図とは建築士が作成した設計図をもとに、実際の施工に必要な詳細な情報を追記・修正した図面のことです。設計図は、クライアントや行政への申請用として分かりやすく作成されますが、施工には不十分な場合があります。たとえば、型枠の計画や配筋の間隔、使用材料の寸法記載など、施工に関する詳細な情報が必要です。

施工図に上記の情報を追記するとともに、必要に応じて設計図の修正も行います。施工図の作成では主にCADソフトを使用し、正確に作図する必要があります。

⑤工事写真の整理

工事写真とは工事の施工状況や工程の記録、検査や試験の過程を撮影した写真のことです。施工管理は、日々の現場巡回で多くの工事写真を撮影します。写真の量は膨大なため、日頃から整理しておかなければなりません。たとえば、工事区分や日付別にフォルダ分けしたうえで、電子データでの保存やアルバムでの保管をします。

⑥打ち合わせ資料の作成

施工管理における打ち合わせでは、施主や設計者、工事関係者、行政との間で、工事の進捗確認や今後の方針決定などが行われます。打ち合わせに先立って、施工管理者は資料を作成しなければなりません。

工事写真や図面、進捗報告書など、打ち合わせの目的に応じた資料を作成します。特に施主への報告資料では、工程表との対比やコスト面の管理状況をわかりやすく説明する必要があります。

⑦行政へ提出する書類の作成

公共工事では、工事着手届や竣工届などの許認可申請や届出が必要です。これらの書類は発注者である行政機関に提出しなければなりません。施工管理は設計図書に定める工程や品質基準に従いながら工事を実施しますが、その過程で作成・提出が必要となる書類が複数あります。たとえば、使用材料の試験成績書や工事写真、品質管理表、安全管理の記録などです。

行政への報告書類は規定の様式や内容で作成する必要があるため、施工管理は関連法規や手続きについての理解が求められます。

⑧発注書・請求書の作成および送付

施工管理の事務作業には、工事に必要な資材・機材の調達も含まれます。原価管理に基づいて発注量と時期を判断し、発注書を送付する必要があります。また、大規模工事などで人員が不足する場合は他社へ依頼して人材や重機を手配することもあり、その際には請負契約書が必要です。

工事の進行状況を見極め、過不足無く資材手配ができるよう、工期と発注計画を適切に管理することがポイントです。

⑨取引業者・行政との打ち合わせ

施工管理は、施主や資材業者・器材レンタル会社などの取引業者、行政との打ち合わせも重要な業務です。施主とは工程確認や設計変更の相談や、工事目的を達成するための調整を行います。取引業者との間では、資材や機械の調達スケジュール、価格、支払い条件などの調整をします。

また、公共事業の場合は発注者である行政機関との打ち合わせが欠かせません。設計意図の確認、工程変更の協議、中間検査での指示事項の確認など、工事が予定通り進捗するよう打ち合わせで調整します。

⑩報告書類の作成

施工管理は、一日の最後に進捗状況をとりまとめた報告書類を作成します。具体的には、工事の進捗状況、施工した箇所、使用した資材、品質管理の状況などを記録しなければなりません。また、公共事業の場合は行政へ提出する所定の報告書類の作成も行います。

施工管理の事務作業を行うタイミングは？

多くの仕事を抱えている施工管理ですが、どのタイミングで事務作業を行うのでしょうか。

現場巡回後

基本的には、現場巡回後が事務作業を行うタイミングとなります。現場巡回後は時間が限られているため、現場写真の整理や報告書の作成などの事務作業を効率的に行わなければなりません。現場を確認した内容や指示した事項を記録するために、巡回中にメモを取っておくことをおすすめします。

悪天候の日

土木工事などの場合、悪天候の日の工事現場は危険で作業が制限されるため、基本的には事務作業を行うことになるでしょう。悪天候になると当初予定していた工程に遅れが生じるため、工程計画の見直しをしなければなりません。また、現場巡回や作業員への指示出しなどの業務がストップするため、溜まっている書類・請求書などの作成や整理、資材の発注などをまとめて行います。

施工管理の事務作業に求められるスキル

施工管理の事務作業では、PC作業や施工図の作成、原価計算などを行うためのスキルが求められます。具体的には以下のとおりです。

• 基本的なPCスキル
• CADスキル
• コミュニケーションスキル

基本的なPCスキル

事務作業を効率的にこなすうえで、基本的なPCスキルは必須です。施工管理の事務作業では書類や請求書の作成・管理などが多く、PCを頻繁に使用します。そのため、Word、Excelなどの操作スキルやファイルを適切に管理できる知識などが求められます。基本的なPCスキルがなければ、事務作業が円滑に進まず業務の効率も落ちてしまうため、施工管理を目指す人は、PCを扱えるようになっておくとよいでしょう。

CADスキル

施工管理の事務作業では、CAD（Computer Aided Design）ソフトを用いて建物や構造物の施工図を作成します。CADとはコンピュータを使って設計することを指し、平面の2次元の設計図や施工図を作成する際には2DCADを、3次元の立体的な設計図や施工図を作成する際には3DCADと呼ばれるソフトウェアを使用します。

CADスキルがあると、設計意図の理解や施工の確認がしやすくなり、正確な施工図を作成できるでしょう。また、CAD上で計測や数量算出といった工程も行うことができるため、効率的に事務作業を進められます。

CADソフトには初心者でも利用できるフリーソフトから、高度な機能を持つプロ向けソフトまであります。あらかじめ基本操作を習得しておくことで、事務作業を円滑に進められるでしょう。

コミュニケーションスキル

施工管理は、クライアントや行政機関といった多くの関係者と日常的に打合せをする場面が多いため、コミュニケーションスキルが不可欠です。また、作業員や協力会社などの現場スタッフとも頻繁にコミュニケーションをとるため、的確な指示や説明ができるスキルも求められます。関係者とのコミュニケーションをスムーズに行えるかどうかが、施工管理者に必要な資質だといえるでしょう。

まとめ

施工管理は、現場での指揮・監督や四大管理だけでなく、さまざまな事務作業も担当します。具体的には、朝礼の準備や各種書類の作成、施工図の作成・修正、原価計算など多岐にわたります。

事務作業を効率的に進めるためには、基本的なPCスキルやCADスキル、コミュニケーションスキルも欠かせません。施工管理を目指す人は、事務作業があることも念頭に置き、幅広いスキルを身につけることが重要です。